Asiakas- ja suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste

 2.12.2019 

K.A. Rasmussen Oy:n asiakas- ja suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste 

1 Rekisterinpitäjä 
K.A. Rasmussen Oy 
Y-tunnus 0908324-4
Kolamiilunkuja 6 
01730 VANTAA 
sähköposti: info.fi@karasmussen.com 
(jäljempänä ”me” tai ”Rasmussen”) 

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö 

Pasi sähköposti: info.fi@karasmussen.com puh. 010 337 5000

3 Rekisterin nimi 

Asiakas- ja suoramarkkinointirekisteri 

4 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus? 

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat Rasmussenin oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä asiakkaan tunnistaminen rahanpesulainsäädännön noudattamiseksi ja terrorismin ja rikosten estämiseksi, paljastamiseksi ja selvittämiseksi. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on: 

• jalometallialan ja muiden tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen jakehittäminen,
• asiakassuhteiden hoitaminen ja sopimustemme täytäntöönpano,
• asiakkaiden tai muiden rekisteröityjen käyttäytymisen analysointi jatilastointi,
• suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset.

Käsittelemme tietoja itse ja voimme hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita esim. tuotteiden kuljettamiseen liittyen.

5 Mitä tietoja käsittelemme? 

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten asiakkaan edustajan, henkilötietoja: 

• asiakkaan perus- ja yhteystiedot kuten etu- ja sukunimi*,henkilötunnus*, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste,salasana, äidinkieli, sähköpostiosoite*, puhelinnumero* ja osoitetiedot*,
• asiakkaana olevaa mahdollista yritystä ja yrityksenyhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus* ja yhteyshenkilöidennimet*, tittelit sekä yllä mainitut yhteystiedot*,
• asiakkaan muut tunnistamistiedot rahanpesulainsäädäntöönliittyen* kuten henkilöllisyyden todentamisessa käytetty menettely,ulkomaalaisen asiakkaan kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot,oikeushenkilön hallituksen tai muun päättävän elimen jäsenten nimet,syntymäajat ja kansalaisuudet, asiakkaan poliittinen vaikutusvalta, tiedotasiakasvarojen alkuperästä sekä muut tarpeelliset lainsäädännössä edellytetyttunnistamistiedot,
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä javoimassaolevista sopimuksista ja tilauksista, muut asiointitiedot kutenyhteydenotot rekisteröidyn kanssa, asiakaspuheluiden mahdolliset nauhoitteet,evästeiden käyttöön liittyvät tiedot, nettipalveluiden käyttötiedot sisältäen mm.viimeisen kirjautumisen aikaleiman ja ip-osoitteen sekä käyttöön liittyviätilastotietoja,
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot,
• mahdolliset muut asiakkaan itse antamat tiedot.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua. 

Käsittelemme suoramarkkinointirekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun suoramarkkinoinnin kohteen henkilötietoja: 

• nimi, titteli, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli,
• osoite- ja muut yhteystiedot, toivotut yhteydenpitomuodot ja
• reagointi markkinointitoimenpiteisiin, suoramarkkinointiin liittyvät kiellotja suostumukset.

6 Mistä saamme tietoja? 

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta kuten Fonectalta sekä muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. 

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella 

sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. 

7 Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? 

Luovutamme henkilötietoja tilintarkastajille tehtäviensä hoitamista varten sekä perintäyhtiöille mahdollisiin perintätoimeksiantoihin liittyen. Tietoja saatetaan luovuttaa myös viranomaisille lainsäädännön niin velvoittaessa. 

Tietoja voidaan lisäksi luovutaa ulkopuolisten tahojen suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole sitä kieltänyt. 

Emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti EU/ETA alueen ulkopuolelle. 

8 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme? 

Asiakas- ja suoramarkkinointirekisterin sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilökunnastamme tai kohdassa 4 viitattujen alihankkijoiden työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rahanpesulainsäädännön noudattamista sekä terrorismin ja rikosten estämistä, paljastamista ja selvittämistä koskevat tiedot säilytetään viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä sekä satunnaisten liiketoimien osalta viiden vuoden ajan liiketoimien suorittamisesta. 

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettu laki 444/2017 huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. 

9 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä? 

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat asiakas- ja suoramarkkinointirekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa sähköistä suoramarkkinointia koskeva suostumuksesi tai kieltää muuten suoramarkkinointi sinulle. 

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto ja sen yhteystiedot löytyvät sen kotisivuilta www.tietosuoja.fi.

10 Kehen voit olla yhteydessä? 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. 

11 Tietosuojaselosteen muutokset 

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.