Personvernerklæring

1. Kontaktperson för förfrågningar

Förfrågningar om begäran om insyn, rättelse och radering ska riktas till Dataskyddsombudet eller till K.A.Rasmussen AS v/dataskyddsombudet, Box 4455, 2326 Hamar

2. Vad är de rättsliga grunderna för och syftena med behandling av personuppgifter?

Grunden för behandling av personuppgifter är K.A.Rasmussen AS:s legitima intresse baserat på en kundrelation och identifiering av kunden, anställningsförhållande eller annan saklig grund.

Syftet med behandlingen av kunduppgifter är att:

• leverera och utveckla våra produkter och tjänster inom ädelmetallbranschen,

• administrera våra kundrelationer och uppfylla våra avtal,

• analysera och föra statistik över våra kunders köpmönster,

• utföra direktmarknadsföring och marknadsundersökningar, samt

• följa lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism m.m.

Vi behandlar personuppgifter personligen och kan använda underleverantörer vid behandlingen av personuppgifter. Där K.A.Rasmussen AS använder underleverantörer för behandling av personuppgifter, kommer detta att regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal.

3. Vilken typ av information behandlar vi?

I samband med kund- och direktmarknadsföringsregistret behandlar vi följande personuppgifter från våra kunder eller andra registrerade (t.ex. kundens representant):

Den registrerades bas- och kontaktinformation, såsom för- och efternamn*, personnummer*, kundnummer, användarnamn och/eller annan form av identifiering, lösenord, språk, e-postadress*, telefonnummer* och adressuppgifter*,

Information om ett potentiellt kundföretag och dess kontaktpersoner, såsom organisationsnummer*, samt namn, titlar och kontaktuppgifter till kontaktpersonerna*,

Annan identifierande information om kunden i samband med penningtvättslagstiftningen*, såsom rutinen som används för verifiering av identitet, nationalitet för en utländsk kund och information i resehandlingar, namn, födelsedatum och nationalitet på den juridiska personens styrelseledamöter eller medlemmar i andra beslutsfattande organ, kundens politiska inflytande samt information om kundens ekonomiska ställning och annan nödvändig identifierande information som lagen kräver,

Information om kundrelationen och avtalet, såsom information om tidigare och nuvarande avtal och beställningar, annan information som korrespondens med kunden, information om cookies, användarinformation om nättjänster inklusive senaste inloggningstidpunkt, senaste IP-adress och statistisk information om användningen,

Information om fakturering och inkasso,

Eventuell information som kunden själv har tillhandahållit. De inlämnade personuppgifterna markerade med stjärna är en förutsättning för vårt avtalsförhållande. Utan dessa nödvändiga personuppgifter kan vi inte leverera produkten (varan) och/eller tjänsten. I samband med direktmarknadsföringsregistret behandlar vi följande personuppgifter om kunden eller annat objekt för direktmarknadsföring:

namn, titel, födelsedatum, kön, språk,

adress och annan kontaktinformation, önskemål för kontakt,

reaktioner på marknadsföringsåtgärder, samtycke eller avslag gällande direktmarknadsföring.

I samband med personaladministration behandlar vi bland annat följande uppgifter om våra anställda och arbetssökande:

personuppgifter, löneuppgifter, utvärderingar, uppgifter om anhöriga och utbildning/befattningsnivå

4. Varifrån får vi information?

Vi får information främst från följande källor: den registrerade själv, folkbokföringsregistret, företagsregistret, myndigheter, kreditupplysningsföretag, leverantörer av kontaktinformationstjänster såsom Bring och från andra liknande tillförlitliga källor.

För de syften som beskrivs i denna integritetspolicy kan personuppgifter också samlas in och uppdateras från offentligt tillgängliga källor och baserat på information mottagen från myndigheter och tredje part, inom ramen för gällande lagstiftning. Denna typ av uppdatering av information sker regelbundet manuellt eller automatiserat.

Som en viktig del av arbetet med att skapa en användarvänlig webbplats, ser vi på användarmönstret hos dem som besöker webbplatsen. För att analysera informationen använder vi analysverktyget Google Analytics.

Google Analytics använder cookies, som registrerar användarnas IP-adress, och som ger information om den enskilda användarens rörelser på nätet. Exempel på vad statistiken visar är: hur många som besöker olika sidor, hur länge besöket varar, vilka webbplatser användarna kommer från och vilka webbläsare som används. IP-adresser och generella rörelsemönster på nätet aggregeras av Google innan vi får tillgång till dem. Det betyder att ingen av cookies gör det möjligt för oss att koppla information om din användning av webbplatsen till dig som individ.

5. Till vem lämnar vi ut information och överför vi data utanför EU eller EES?

Vi överför personuppgifter till våra revisorer för att uppfylla deras skyldigheter och till inkassobyråer för att genomföra eventuella inkassoärenden. Vi kan även lämna ut information till myndigheter om detta har stöd i lag.

Data kan också lämnas ut till tredje part för direktmarknadsföring, förutsatt att kunden har gett samtycke till detta.

Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES.

6. Hur skyddar vi informationen och hur länge lagrar vi den?

Endast de av våra anställda eller anställda hos våra underleverantörer nämnda i punkt 4, och som genom sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter, har rätt att använda systemet som innehåller kund- och direktmarknadsföringsregistret. Varje enskild användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna lagras i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Databaserna och säkerhetskopiorna finns på låsta platser, och endast vissa förutvalda personer har tillgång till dessa platser.

Vi lagrar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till syftet med behandlingen. Uppgifterna som krävs enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism m.m. lagras i fem år efter att en permanent kundrelation avslutats, och i fall av tillfälliga transaktioner i fem år efter transaktionens genomförande.

Personuppgifter kopplade till personaladministration lagras så länge personen är anställd hos K.A.Rasmussen AS, och raderas senast ett år efter att personen har slutat. Undantag gäller för uppgifter som kräver längre lagringstid enligt lag.

Personuppgifter om arbetssökande raderas senast 4 månader efter att personen sökt anställning hos K.A.Rasmussen AS, om personen inte anställs eller samtycker till att uppgifterna lagras längre. Det förtydligas att arbetssökande kan få sina uppgifter raderade när de så önskar.

Vi genomför regelbundna granskningar av behovet av datalagring, med beaktande av gällande lagstiftning såsom penningtvättslagen. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att inga felaktiga, inaktuella eller inexakta personuppgifter om de registrerade lagras i registret i förhållande till syftet med behandlingen. Vi rättar eller raderar uppgifter så snart de upptäcks.

7. Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Som registrerad har du rätt att få tillgång till personuppgifter som rör dig. Som registrerad har du också rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter, samt rätt att motsätta dig eller återkalla ditt samtycke till direktmarknadsföring.

Som registrerad har du enligt personuppgiftslagen rätt att motsätta dig eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter, samt rätt att lämna in klagomål om behandlingen till Integritetsskyddsmyndigheten. Kontaktinformation finns på dess webbplats www.imy.se

8. Dataskyddsombud

K.A.Rasmussen AS har ett eget dataskyddsombud som bistår med vägledning så att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med regelverket. Dataskyddsombudet är en frivillig ordning och administreras av Integritetsskyddsmyndigheten.

9. Vem kan du kontakta?

Alla frågor angående denna beskrivning ska skickas skriftligen till adressen som nämns i punkt nr. 1 (1).

10. Ändringar i denna integritetspolicy

Om vi gör ändringar i denna integritetspolicy publicerar vi den ändrade beskrivningen på vår webbplats och anger ändringsdatumet. Om ändringarna är omfattande kan vi också informera dig på andra sätt, till exempel genom att skicka e-post eller lägga upp ett meddelande på vår webbplats. Vi rekommenderar att du besöker vår webbplats då och då för att bli uppmärksam på eventuella ändringar.