Personvernerklæring

1. Kontaktperson for henvendelser

Forespørsler om innsyn, retting og sletting skal rettes til Personvernombud eller til K.A. Rasmussen AS v/personvernombutet, Postboks 4455, 2326 Hamar.

2. Hva er de rettslige grunnlagene for og formålene med behandling av personopplysninger?

Grunnlaget for behandling av personopplysninger er K.A.Rasmussen AS` legitime interesse basert på kundeforhold og identifisering av kunden, ansettelsesforhold eller annet saklig grunnlag.

Formålet med behandlingen av kundeopplysninger er å:

  • levere og utvikle våre produkter og tjenester i edelmetallbransjen,
  • administrere våre kundeforhold og oppfylle våre avtaler,
  • analysere og føre statistikk over våre kunders kjøpemønster,
  • utføre direkte markedsføring og markedsundersøkelser, samt
  • å følge lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv.

3. Hva slags informasjon behandler vi?

I forbindelse med kunde- og direktemarkedsføringsregisteret behandler vi følgende personopplysninger fra våre kunder eller andre registrerte (f.eks. kundens representant):

  • Den registrertes basis- og kontaktinformasjon, som f.eks. for- og etternavn*, personnummer*, kundenummer, brukernanv og/eller annen form for identifisering, passord, språk, e-postadresse*, telefonnummer* og adresseopplysninger*.
  • Informasjon om et potensielt kundefirma og dens kontaktpersoner, som organisasjonsnummer*, og navn, titler og kontaktinformasjon på kontaktpersonene*.
  • Annen identifiserende informasjon om kunden i forbindelse med hvitvaskingslovgivningen*, som rutinen som brukes for verifisering av identitet, nasjonalitet til en utenlandsk kunde og informasjon i reisedokument, navn, fødselsdato og nasjonalitet på den juridiske persons styremedlemmer eller medlemmer av andre beslutningstakerorganer, kundens politiske innflytelse samt informasjon om kundens finansielle stilling og annen nødvendig identifiserende informasjon loven krever.
  • Informasjon om kundeforholdet og avtalen, som informasjon om tidligere og nåværende avtale og bestillinger, annen informasjon som korrespondanse med kunden, informasjon om cookies, brukerinformasjon om nettverkstjenester inkludert siste klokkeslett for innlogging, den siste IP-adressen og statistisk informasjon om bruken.
  • Informasjon om fakturering og inkasso.
  • Eventuelt informasjon som kunden selv har kommet med. De innleverte personopplysningene merket med stjerne er en forutsetning for vårt kontraktsforhold. Uten disse nødvendige personopplysningene kan vi ikke levere produktet (varen) og/eller tjenesten. I forbindelsen med direktemarkedsføringsregisteret behandler vi følgende personopplysninger til kunden eller annet objekt for direktemarkedsføringen;
    • navn, tittel, fødselsdato, kjønn, språk
    • adresse og annen kontaktinformasjon, ønsket for kontakt
    • reaksjoner på markedsføringstiltak, samtykke eller nektelse vedrørende direktemarkedsføring

I forbindelse med personaladministrasjon behandler vi blant annet følgende opplysninger om våre ansatte og jobbsøkere:

  • personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå.

4. Hvor motar vi informasjon fra?

Vi mottar informasjon primært fra følgende kilder: den registrerte selv, folkeregisteret, enhetsregisteret, myndigheter, kredittopplysningsbyråer, leverandører av kontaktinformasjonstjenester som f.eks. Bring og andre tilsvarende pålitelige kilder.

For de formål som er beskrevet i denne personvernerklæringen kan personlige data også samles inn og oppdateres fra offentlig tilgjengelige kilder og basert på informasjon mottatt fra myndigheter og tredjepart, innenfor rammen av gjeldende lovgivning. Denne typen av oppdatering av informasjon gjennomføres regelmessig manuelt eller automatisert.

5. Til hvem gir vi informasjon og overfører vi data utenfor EU eller EØS?

Vi overfører personlige opplysninger til våre revisorer for å oppfylle deres plikter og til inkassobyråer for å gjennomføre eventuelle ikassooppdrag. vi kan også overlevere informasjon til myndighetene dersom dette har hjemmel i lov.

Data kan også gis til tredjeparts direktemarkedsføring, forutsatt at kunde har gitt samtykke tildette.

Vi leverer ikke personopplysninger utenfor EU/EØS.

6. Hvordan beskytter vi informasjonen og hvor lenge lagrer vi den?

Bare de av våre arbeidstakere eller arbeidstakere hvor våre underleverandører nevnt under punkt 4, og som gjennom sitt arbeide har rett til å behandle personlige data, har rett til å benytte systemet som inneholder kunde- og direktemarkedsføringsregisteret. Hver enkelt bruker har et personlig brukernavn og passord til systemet. Dataene samles i databaser beskyttet av brannmurer, passord og andre tekniske tiltak. Databasene og sikkerhetskopiene ligger på låste steder, og bare enkelte forhåndsutvalgte personer har tilgang til disse stedene.

Vi lagrer opplysningene så lenge som det er nødvendig med tanke på formålet med behandlingen. Opplysningen som kreves i Lov mot tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv., lagres i fem år etter at et permanent kundeforhold er avsluttet, og i tilfelle midlertidige transaksjoner i fem åre etter ferdigstillelse av transaksjonen.

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjonen vil bli oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos K.A. Rasmussen AS, og blir slettet senest ett år etter av vedkommende har sluttet. Unntak gjelder for opplysninger som krever lengre oppbevaringstid i henhold til lov.

Personopplysninger som søkere til stillinger blir slettet senest 4 måneder etter at vedkommende søkte stilling hos K.A.Rasmussen AS, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at opplysningene oppbevares lengre. Det presiseres at jobbsøkere kan få opplysningene slettet når de måtte ønske det.

Vi gjennomgår regelmessig behovet for å lagre data, tatt hensyn til gjeldende lovgivning om hvitvasking. I tillegg tar vi alle rimelige skritt for å sikre at ingen uriktige, utdaterte eller unøyaktige personopplysninger om de registrerte lagres i registeret i lys av formålet med behandlingen. Vi retter eller sletter data så fort de blir oppdaget.

7. Hva er dine rettigheter som registrert?

I egenskap av registrert har du rett til å få tilgang til personlig informasjon som angår deg. Som registrert har du også rett til å kreve rettelser eller sletting av personopplysninger, samt rett til å nekte eller trekke tilbake ditt samtykke til direktemarkedsføring.

Som registrert har du i henhold til personopplysningsloven rett til å motsette deg eller begrense behandlingen av dine personopplysninger, samt rett til å inngi klage om behandling til Datatilsynet. Kontaktinformasjon finnes på dennes nettssted. www.datatilsynet.no

8. Personvernombud

K.A.Rasmussen AS har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombud er en frivillig ordning og administreres av Datatilsynet

9. Hvem kan du kontakte?

Alle spørsmål angående denne beskrivelsen skal sendes skriftlig til adressen nevnt i punkt nr 1 (1).

10. Endringer i denne personvernerklæringen

Skulle vi gjøre endringer i denne personvernserklæringen, plasserer vi den endrede beskrivelsen på nettstedet vårt og angir endringsdatoen. Hvis endringene er omfattende kan vi også informere deg om endringene på andre måter, for eksempel ved å sende ut e-post eller legge ut en bulletin på vår nettside. Vi anbefaler at du fra tid til annen besøker våe nettside for å bli oppmerksom på eventuelle endringer.

Sist endret 04.02.2020