Personvernerklæring

1. Kontakt person for henvendelser

Henvendelser om forespørsler om innsyn, retting og sletting skal rettes til Personvernombud eller til K.A.Rasmussen AS v/personvernombudet, Postboks 4455, 2326 Hamar

2. Hva er de rettslige grunnlagene for og formålene med behandling av personopplysninger?

Grunnlaget for behandling av personopplysninger er K.A.Rasmussen AS` legitime interesse basert på et kundeforhold og identifisering av kunden, ansettelsesforhold eller annet saklig grunnlag.

Formålet med behandlingen av kundeopplysninger er å:

  • levere og utvikle våre produkter og tjenester i edelmetallbransjen,
  • administrere våre kundeforhold og oppfylle våre avtaler,
  • analyserer og føre statistikk over våre kunders kjøpemønster,
  • utføre direkte markedsføring og markedsundersøkelser, samt
  • å følge lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv.

Vi behandler personopplysninger personlig og kan benytte underleverandører i behandlingen av personopplysninger. Der K.A.Rasmussen AS benytter underleverandører til behandling av personopplysninger, vil dette være regulert gjennom en databehandleravtaler.

3. Hva slags informasjon behandler vi?

I forbindelse med kunde- og direktemarkedsføringsregisteret behandler vi følgende personopplysninger fra våre kunder eller andre registrerte (f.eks. kundens representant):

  • Den registrertes basis- og kontaktinformasjon, som f.eks. for- og etternavn*, personnummer*, kundenummer, brukernavn og/eller annen form for identifisering, passord, språk, e-postadresse*, telefonnummer* og adresseopplysninger,*
  • Informasjon om et potensielt kundefirma og dennes kontaktpersoner, som organisasjonsnummer*, og navn, titler og kontaktinformasjon på kontaktpersonene*
  • Annen identifiserende informasjon om kunden i forbindelse med hvitvaskingslovgivningen*, som rutinen som brukes for verifisering av identitet, nasjonalitet til en utenlandsk kunde og informasjon i reisedokument, navn, fødselsdato og nasjonalitet på den juridisk persons styremedlemmer eller medlemmer av andre beslutningstakerorganer, kundens politiske innflytelse samt informasjon om kundens finansielle stilling og annen nødvendig identifiserende informasjon som loven krever,
  • Informasjon om kundeforholdet og avtalen, som informasjon om tidligere og nåværende avtale og bestillinger, annen informasjon som korrespondanse med kunden, informasjon om cookies, brukerinformasjon om nettverkstjenester inkludert siste klokkeslett for innlogging, den siste IP-adressen og statistisk informasjon om bruken,
  • Informasjon om fakturering og inkasso,
  • Eventuelt informasjon som kunden selv har kommet med. De innleverte personopplysningene merket med stjerne er en forutsetning for vårt kontraktsforhold. Uten disse nødvendige personopplysningene kan vi ikke levere produktet (varen) og/eller tjenesten. I forbindelse med direktemarkedsføringsregisteret behandler vi følgene personopplysninger til kunden eller annet objekt for direktemarkedsføringen;
    • navn, tittel, fødselsdato, kjønn, språk,
    • adresse og annen kontaktinformasjon, ønsket for kontakt,
    • reaksjoner på markedsføringstiltak, samtykke eller nektelse vedrørende direktemarkedsføring.

I forbindelse med personaladministrasjon behandler vi blant annet følgene opplysninger om våre ansatte og jobbsøkere:

  • personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsniv

4. Hvor mottar vi informasjon fra?

Vi mottar informasjon primært fra følgende kilder: den registrerte selv, folkeregisteret, enhetsregisteret, myndigheter, kredittopplysningsbyråer, leverandører av kontaktinformasjonstjenester som f.eks. Bring og fra andre tilsvarende pålitelige kilder.

For de formål som er beskrevet i denne personvernerklæringen kan personlige data også samles inn og oppdateres fra offentlig tilgjengelige kilder og basert på informasjon mottatt fra myndigheter og tredjepart, innenfor rammen av gjeldende lovgivning. Denne type av oppdatering av informasjon gjennomføres regelmessig manuelt eller automatisert.

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.
   
Google Analytics bruker cookies, som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. IP-adresser og generelle bevegelsesmønster på nett blir aggregert av Google før vi får tilgang til den. Det vil si at ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. 

5. Til hvem gir vi informasjon og overfører vi data utenfor EU eller EØS?

Vi overfører personlige opplysninger til våre revisorer for å oppfylle deres plikter og til inkassobyråer for å gjennomføre eventuelle inkassooppdrag. Vi kan også overlevere informasjon til myndighetene dersom dette har hjemmel i lov.

Data kan også gis til tredjeparts direkte markedsføring, forutsatt at kunden har gitt samtykke til dette.

Vi leverer ikke personopplysninger utenfor EU/EØS.

6. Hvordan beskytter vi informasjonen og hvor lenge lagrer vi den?

Bare de av våre arbeidstagere eller arbeidstagere hos våre underleverandører nevn under punkt 4, og som gjennom sitt arbeide har rett til å behandle personlige data, har rett til å benytte systemet som inneholder kunde- og direktemarkedsføringsregisteret. Hver enkelt bruker har et personlig brukernavn og passord til systemet. Dataene samles i databaser beskyttet av brannmurer, passord og andre tekniske tiltak. Databasene og sikkerhetskopiene ligger på låste steder, og bare enkelte forhåndsutvalgte personer har tilgang til disse stedene.

Vi lagrer opplysningene så lenge som det er nødvendig med tanke på formålet med behandlingen. Opplysningene som kreves i Lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv., lagres i fem år etter at et permanent kundeforhold er avsluttet, og i tilfelle midlertidige transaksjoner i fem år etter ferdigstillelse av transaksjonen.

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjonen bli oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos K.A.Rasmussen AS, og blir slettet senest ett år etter at vedkommende har sluttet. Unntak gjelder for opplysninger som krever lengre oppbevaringstid i henhold til lov.

Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet senest 4 måneder etter at vedkommende søkte stilling hos K.A.Rasmussen AS, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at opplysningene oppbevares lengre. Det presiseres at jobbsøkere kan får opplysningene slettet når de måtte ønske det.

Vi gjennomgår regelmessig behovet for å lagre data, tatt hensyns til gjeldende lovgivning som hvitvaskingsloven. I tillegg tar vi alle rimelige skritt for å sikre at ingen uriktige, utdaterte eller unøyaktige personopplysninger om de registrerte lagres i registeret i lys av formålet med behandlingen. Vi retter eller sletter data så fort de blir oppdaget.

7. Hva er dine rettigheter som registrert?

I egenskap av registrert har du rett til å få tilgang til personlig informasjon som angår deg. Som registrert har du også rett til å kreve rettelser eller sletting av personopplysninger, samt rett til å nekte eller trekke tilbake ditt samtykke til direkte markedsføring.

Som registrert har du i henhold til personopplysningsloven rett til å motsette deg eller begrense behandlingen av dine personopplysninger, samt rett til å inngi klage om behandlingen til Datatilsynet. Kontaktinformasjon finnes på dennes nettsted www.datatilsynet.no

8. Personvernombud

K.A.Rasmussen AS har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet er en frivillig ordning og administreres av Datatilsynet.

9. Hvem kan du kontakte?

Alle spørsmål angående denne beskrivelsen skal sendes skriftlig til adressen nevn i punkt nr. 1 (1).

10. Endringer i denne personvernerklæringen

Skulle vi gjøre endringer i denne personvernerklæringen, plasserer vi den endrede beskrivelsen på nettstedet vårt og angir endringsdatoen. Hvis endringene er omfattende kan vi også informere deg om endringene på andre måter, for eksempel ved å sende ut e-post eller legge ut en bulletin på vår nettside. Vi anbefaler at du fra tid til annen besøker vår nettside for å bli oppmerksom på eventuelle endringer.

Sist endret 17.11.2022